Perencanaan

Draft

STANDAR OPERASIONAL PELAKSANAAN (SOP)

PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN LAPORAN

PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Penyusunan rencana kegiatan

  1. Yang dimaksud dengan penyusunan rencana program kerja adalah rencana kegiatan yang akan dilakukan pada tahun yang akan datang.
  2. Seluruh unit wajib menyusun program kerja tahunan unit berdasarkan renstra ISI Denpasar dan tiga pilar pembangunan pendidikan.
  3. Penyusunan program kerja tahunan diselenggarakan pada bulan Januari tahun berjalan.
  4. Format penulisan rencana program kerja mengikuti lampiran 1
  5. Penyusunan program kegiatan didasarkan pada pelaksanaan dan anggaran yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya.
  6. Jika terdapat kegiatan yang secara prioritas perlu dilakukan, unit pengusul boleh mengajukan usulan kegiatan baru dan anggarannya disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku dan mengikuti lampiran 1.
  7. Proposal yang dalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan peralatan/bahan modal perlu dilampirkan pula spesifikasi teknis seperti yang terdapat dalam lampiran 1.
  8. Hasil susunan program kerja unit secara berjenjang diberikan kepada unit di tingkat atasnya untuk keperluan kordinasi dan harus ditandantangani penanggung jawab kegiatan
  9. yang dimaksud dengan penanggung jawab kegiatan dalah PR I, PR II, PR III, PR IV, Dekan FSP, Dekan FSRD, dan Kepala LP2M.
  10. Penanggung jawab kegiatan wajib mengevaluasi dan mengelompokan rencana program kegiatan.
  11. yang dimaksud dengan evaluasi rencana dan program kegiatan adalah penyesuaian rencana dan program unit dengan program prioritas Institut dan renstra ISI Denpasar.
  12. Untuk keperluan koordinasi, program kerja/proposal yang telah disusun oleh setiap unit diserahkan pula pada unit subbagian perencanaan.
  13. Untuk memperlancar kegiatan penyusunan program, Subbagian perencanaan dapat memberikan asistensi penyusunan rencana program dan kegiatan.
  14. Batas penyerahan proposal dari setiap unit adalah tanggal 31 januari jam 13.30
  15. Bagi unit yang mengumpulkan proposal melebihi batas waktu penyerahan dianggap tidak mengumpulkan proposal
  16. Penyerahan proposal dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program microsoft word dan microsoft excel.
  17. untuk kepentingan rekapitulasi rancangan program, proposal dapat dikirim melalui email perencanaan@isi-dps.ac.id. Sedangkan untuk bentuk manual diserahkan pada tingkat unit di atasnya untuk diketahui dan disetujui sekaligus ditandatangani.
  18. Subbagian perencanaan memberikan tanda terima Bagi proposal yang telah diterima dalam bentuk digital dan dikirim ke alamat email unit pengusul.
  19. Hard copy dan soft copy (dalam bentuk CD) hanya dapat diserahkan oleh tujuh penanggung jawab kegiatan, dilengkapi dengan kata pengantar, daftar isi dan ditandatangani.
  20. Tanda terima memuat nama unit/penanggung jawab yang menyerahkan, judul kegiatan, dan ditandatangani.
  21. Tanda terima dicetak/print oleh pengusul dan penerima untuk dijadikan arsip.
  22. Subbagian perencanaan mengolah proposal yang diterimanya ke dalam bentuk PDF dan disimpan di folder perencanaan pada server repository data dengan menggunakan format FTP.
  23. Nama file dibuat dalam nama unit pengusul/penangung jawab dan tahun usulan.
  24. Subbagian perencanaan Paling lambat tanggal 7 Februari membuat laporan kepada rektor yang memuat rekapitulasi rencana program kegiatan pada tahun yang akan datang.
  25. Format rekapitulasi rencana program kegiatan mengikuti lampiran 2.
  26. Hasil pembahasan dengan senat rencana program kegiatan dengan menggunakan lampiran 4 dijadikan bahan untuk rembugnas pada tahun berjalan.
  27. Subbagian perencanaan bekerjasama dengan subagian keuangan menyelenggarakan rapat kerja untuk penyusunan program kerja dan anggaran berdasarkan rekapitulasi usulan rencana program yang masuk.
  28. Rapat kerja dilaksanakan setiap awal mei pada tahun berjalan
  29. Subbagian keuangan membuat laporan hasil rapat kerja
  30. Laporan hasil rapat kerja berupa draft RKAKL ISI Denpasar yang akan diajukan ke Depdiknas
  31. Program kerja dan anggaran tahun yang akan datang bersama draft RKAKL kemudian dibahas di senat sebelum diajukan ke Depdiknas.
  32. Pembahasan dengan senat dilakukan paling lambat tanggal 15 Juni
  33. Unit yang tidak membuat rencana program kegiatan diberikan sangsi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

B. Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan

1. Yang dimaksud dengan laporan pelaksanaan kegiatan adalah tulisan tentang pelaksanaan sebuah kegiatan yang dibiayai oleh DIPA ISI Denpasar

2. Setiap unit yang kegiatannya didanai oleh DIPA ISI Denpasar wajib membuat laporan pelaksanaan kegiatan.

3. Laporan kegiatan dibuat dua macam yaitu laporan kegiatan yang telah dilaksanakan dan laporan tahunan pelaksanaan kegiatan tingkat unit.

4. Laporan pelaksanaan kegiatan, dibuat selambat-lambatnya satu 7 hari kerja setelah selesai melaksanakan kegiatan.

5. Format penulisan laporan pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 3

6. Laporan kegiatan dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program microsoft word dan dan microsoft excel untuk laporan keuangannya.

7. Laporan kegiatan dalam bentuk digital dikirim ke subbagian perencanaan melalui email perencanaan@isi-dps.ac.id, dan email unit yang ada di atasnya

8. Laporan dapat dicetak dan dijadikan arsip oleh unit yang membuat laporan pelaksana kegiatan.

9. Subbagian perencanaan melakukan rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan berbagai unit setiap tanggal 1 juni tahun berjalan.

10. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 4

11. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan ke Rektor secara berjenjang.

12. Hasil rekapitulasi subbagian perencanaan merupakan rangkuman dari berbagai laporan pelaksanaan kegiatan dan dapat dijadikan laporan tengah tahun atau semester pertama.

13. Laporan tengah tahun selanjutnya dibawa ke rapat pimpinan sebagai bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan.

14. Rapim evaluasi juga sebagai sarana untuk menilai kinerja dari setiap unit pelaksana kegiatan

15. Setiap jenjang unit yang ada di ISI Denpasar wajib membuat laporan tahunan.

16. Laporan pelaksanaan kegiatan tahunan merupakan rangkuman pelaksanaan kegiatan unit yang dilaksanakan pada tahun berjalan

17. Format laporan tahunan unit mengikuti lampiran 5

18. Laporan tahunan paling lambat pada tanggal 30 Nopember sudah diterima oleh subbagian perencanaan.

19. Subbagian perencanaan merekapitulasi seluruh pelaksanaan kegiatan dan program dari setiap unit yang menyerahkan laporannya.

20. Rekapitulasi pelaksanaan program dan kegiatan paling lambat tanggal 7 Desember sudah dilaporkan lepada rektor.

21. Paling lambat dua minggu setelah laporan diserahkan ke Rektor, subbagian perencanaan melaksanakan rapim sebagai evaluasi tahunan pelaksanaan program kegiatan, dan capaian indikator.

22. Unit yang tidak membuat laporan tahunan diberikan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.